Der richtige Umgang mit Rücksendungen

Rücksendungen erfolgreich verschicken

Verstrichene Abholfristen, verweigerte Annahmen, fehlerhafte Adressierungen: Es gibt sehr viele Gründe für Rücksendungen, bei denen eine Postsendung an den Absender zurückgeschickt werden muss. Mit Unterstützung unserer langjährigen und erfahrenen Kundenservice-Mitarbeiterin, Ute Wallascheck, wollen wir heute über die häufigsten Gründe für Rücksendungen aufklären und natürlich auch Tipps geben, wie man diese zumeist unfreiwilligen Retouren vermeiden kann.

Wie kann es zu einer „unfreiwilligen“ Rücksendung kommen?

Sendungen können aus diversen Gründen zurückgeschickt werden: Zum Beispiel, wenn der*die Empfänger*in die Sendung nicht annehmen kann oder möchte (und daher die Annahme verweigert oder die Abholfrist verstreichen lässt).

Gelegentlich kann eine Rücksendung aufgrund falscher Frankierung oder Produktwahl notwendig sein, z.B. wenn man in einer SB-Zone versehentlich ein Inlandsprodukt wie das Päckchen M für eine Adresse im Ausland verwendet, oder wenn man eine Paketmarke erstellt, die nicht für die tatsächliche Größe der Sendung ausreicht.

Die Liste von Gründen geht noch ein bisschen weiter, aber der Hauptgrund ist in der Regel ein Problem hinsichtlich der Anschriften, also wenn eine Sendung falsch oder unvollständig adressiert ist und deshalb keiner Abgabestelle bzw. keiner Empfangsperson zugeordnet werden kann.

Wie kann eine Retoure vermieden werden?

Im besten Fall informierst du dich vorher direkt bei der Firma, wohin deine Retoursendung geschickt werden soll und wer zu welchem Zeitpunkt die Portokosten begleicht. Einige Firmen nehmen zum Beispiel keine unfreien Pakete an oder haben spezielle Adressen für ihre Rücksendungen. Das kann dann mitunter zu Transportproblemen führen.

Je nach Produkt gibt es außerdem bestimmte Höchstgrenzen für Größe und Gewicht deiner Sendung. Informiere dich deshalb zur Sicherheit auf unserer Website, bei unseren Kolleg*innen in der Filiale oder dem Kundenservice, ob deine Produktart bzw. Frankierung zu deiner Sendung passt.

Wer seine*ihre Sendung richtig verpackt, richtig frankiert und richtig adressiert kann eine Rücksendung in (fast!) allen Fällen verhindern. Wenn du dazu spezielle Fragen hast, dann steht dir unser Kundenservice jederzeit zur Verfügung, zusätzlich kann ich auch unsere praktischen Folder „Optimal Verpacken“ und „richtig Adressieren“ für Brief- und Paketsendungen empfehlen.

Kannst du uns ein paar generelle Tipps zum richtigen Adressieren geben?

Für die Post ist es wichtig, dass unsere Zustellkräfte eine Sendung so schnell und zweifelsfrei wie möglich der richtigen Abgabestelle zuordnen können. Bei einer vollständigen und korrekten Anschrift schaffen das nicht nur dein*e Stammzusteller*innen mit seinen*ihren zusätzlichen Vorkenntnissen, sondern auch ganz neue Mitarbeiter*innen oder Urlaubsvertretungen - und das prompt und zuverlässig!

Damit wir deine Sendung gut an ihr Ziel bringen können, brauchen wir darauf zumindest Name, Postleitzahl, Ort, Straßenname und Hausnummer des*der Empfänger*in. Sobald es an der betroffenen Abgabestelle mehrere Parteien gibt, ist auch zusätzlich eine Wohnungs- bzw. Topnummer und - falls dort vorhanden - eine Stiegennummer notwendig.

Grundsätzlich stellen wir nach Adressen zu, aber achte bitte auch beim Namen des*der Empfänger*in darauf, dass hier keine Angaben fehlen oder für Unklarheit sorgen: Schickst du einem Freund etwas an seinen Arbeitsplatz? Vergiss dann bitte auch zusätzlich den Namen seiner Firma oder seinem Geschäft nicht, damit wir ihn schnell finden! Wohnt deine Bekannte Frau Claudia Musterfrau gerade kurzzeitig bei Familie Müller und ist dort weder an der Klingel noch am Briefkasten angeschrieben? Dann kannst du zum Beispiel an „Claudia Musterfrau" adressieren und schreibst in die nächste Zeile "c/o Familie Müller" - das steht für "care of" und ist sinngemäß etwa als "(wohnhaft) bei" zu verstehen.

Als Empfänger*in von Sendungen kannst du bei dieser Gelegenheit darauf achten, dass deine Klingel und dein Briefkasten gut leserlich mit Name und/oder Topnummer beschriftet sind – oder dass zumindest keine falschen Angaben wie z.B. die Namen der Vormieter*innen darauf kleben. Apropos: Denk nach einem Umzug bei Gelegenheit daran, Benutzerkonten bei Versandhändler*innen zu aktualisieren, damit deine nächste Bestellung nicht versehentlich an deine alte Adresse geht!

Bei Auslandssendungen muss die Anschrift einmal im lateinischen Alphabet angegeben sein, damit wir sie auch bei uns gut verarbeiten können. Wenn im Zielland ein anderes Schriftsystem (z.B. kyrillische Schrift) verwendet wird, dann kannst du die Adresse auch zusätzlich in dieser Schrift anbringen. Übrigens setzen viele unserer Zustellpartner*innen im Ausland auf elektronische Benachrichtigungen oder telefonische Kontaktaufnahme mit den Empfänger*innen: Falls du also die Möglichkeit hast, bei Sendungen ins Ausland die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des*der Empfänger*in anzugeben, dann kann das für die reibungslose Zustellung und Benachrichtigung im Zielland eine große Unterstützung sein.

Bonustipp: Wenn du eine Verpackung wiederverwendest, dann sei gründlich beim Entfernen von alten Adressklebern oder Strichcodes, damit es zu keiner Verwechslung mit einer vorherigen Adresse kommt. Stell außerdem immer sicher, dass man auf deiner Sendung gut erkennt, wer Absender*in und wer Empfänger*in ist. Das kannst du mit der richtigen Formatierung und Platzierung erreichen, besonders wenn du zusätzlich Name und Adresse des*der Absender*in einmal gut leserlich durchstreichst.

Was kann ich tun, wenn es zu einer Rücksendung kommt?

Schau im Tracking auf post.at/tracking nach, ob dort bereits der Grund der Rücksendung angeführt ist. Falls möglich und notwendig, halte Rücksprache mit dem*der Empfänger*in oder Absender*in, um schon im Vorfeld mögliche Probleme abzuklären: Wurde die Annahme verweigert oder die Sendung absichtlich nicht abgeholt? An welche Anschrift wurde die Sendung geschickt und ist diese richtig, vollständig und aktuell? Vielleicht lässt sich der Rücksendegrund so bereits klären!

Falls nicht, sind wir im Kundenservice für dich da, um zu prüfen, was genau passiert ist und wie man das Problem in Zukunft vermeiden kann. Ja, das gilt selbstverständlich, auch falls der Fehler einmal bei uns liegt: Die betroffene Dienststelle wird dann informiert, damit die notwendigen Schritte zur Qualitätssicherung unternommen werden können! Halte bitte immer die betroffene Sendungsnummer bereit, damit wir uns dein Anliegen zügig ansehen können.

Beachte bitte noch Folgendes: Sobald eine Rücksendung eingeleitet wurde, lässt sich dieser Transportprozess in den meisten Fällen leider nicht mehr umkehren. Eine Neuzustellung können wir sehr selten anbieten: Wenn du Empfänger*in bist, dann setz dich bitte für alle weiteren Schritte (wie z.B. die Neuaussendung einer Bestellung) am besten mit dem*der Absender*in Verbindung. Wenn du der*die Absender*in selbst bist, dann unterstützen wir dich natürlich gerne bei der Klärung des Rücksendegrundes und sagen dir, wie es bei einer Neuaufgabe beim nächsten Mal reibungslos funktioniert. Falls es dann Grund zur Reklamation gibt, können wir auch das mit dir abklären.